Améliorer sa productivité grâce à la matrice d’Eisenhower

Votre liste de tâches est autant submergée que votre esprit et vous ne savez plus où donner de la tête ? Si vous avez l’impression de ne plus être aussi productif que vous le devriez dans votre travail, pourquoi ne pas essayer de hiérarchiser vos tâches avec la matrice d’Eisenhower ?

Chaque jour, les notifications vous harcèlent et une tonne de mails non traités réclame votre attention. Une multitude de petites tâches à accomplir sont en attente, en plus des grands projets en cours de réalisation. Une collègue a encore désespérément besoin de votre aide, ce qui vous conduira à faires des heures supplémentaires alors qu’une montagne de linge s’accumule déjà chez vous.

Si vos journées ressemblent à cela, cette technique pour améliorer votre productivité pourrait bien vous plaire ! Voici donc comment la matrice d’Eisenhower fonctionne, et comment elle vous aidera à terminer toutes vos tâches correctement et en respectant les délais.

Comment fonctionne la matrice d’Eisenhower

La plupart des tâches que nous avons à l’esprit sont urgentes ou importantes. Il est parfois difficile de faire la part des choses et de savoir par où commencer. Ne pas savoir à quelle tâche s’atteler en premier peut mener à un abandon ou même à la fuite. On préfèrera faire le ménage, courir ou ranger son bureau plutôt que de se mettre réellement au travail. Cela vient du fait que l’on ne sait pas sur quelle tâche se concentrer en premier.

Chaque tâche n’est pas aussi urgente et importante qu’on peut bien le penser. Le président Eisenhower le savait lui ! Ce que cet homme (qui lui aussi était bien occupé) nous apprend, c’est que la hiérarchisation est la clé du succès.

La matrice d’Eisenhower est un moyen simple et efficace pour savoir quelles tâches sont à prioriser et quelles tâches peuvent attendre. Elle vous aide à vous concentrer sur les tâches qui comptent vraiment et sur celles qui sont le plus urgentes.

Il s’agit d’organiser ses tâches autour de 4 catégories : faire, déléguer, planifier et supprimer.

Ces 4 catégories sont représentées par 4 quadrants avec les axes « important » et « urgent » de chaque côté :

L’idée est que les tâches considérées comme urgentes et importantes doivent être réalisées en priorité.

Les tâches importantes mais non urgentes sont les tâches à long termes qui sont importantes pour votre business mais qui peuvent attendre (qui n’ont pas de deadline précis).

Les tâches pas importantes mais urgentes sont celles que vous pouvez déléguer ou que vous réaliserez une fois les tâches du premier quadrant terminées.

Les tâches pas importantes et pas urgentes sont celles que vous devriez supprimer. Ce sont des tâches qui, après réflexion, ne servent pas à grand-chose pour l’évolution de votre business ou projet. Autant mieux utiliser votre temps et vous focaliser sur les tâches du 2ème quadrant.

Grâce à cette matrice, vous serez en mesure de déterminer les tâches qui peuvent attendre à celles qui nécessitent une attention immédiate. Vous pourrez également vous focaliser sur vos objectifs à long terme, en voyant quelles tâches sont superficielles et vous empêchent de vous concentrer sur votre objectif final.

Utilisez Trello pour créer votre Matrice d’Eisenhower

Pour celles et ceux qui ne connaissent pas Trello, c’est un outil qui vous permet d’organiser votre travail et votre vie privée grâce à des listes (colonnes) et des cartes. Pour faire simple, Trello est un outil de gestion de projet qui vous permet de vous organiser au quotidien, et cela sans limite. C’est un outil très visuel, qui vous permet de voir l’avancement d’un projet au jour le jour.

Vous trouverez ici, des exemples de tableaux Trello qui pourraient vous inspirer.

Pour vous tenir au courant de l’avancée d’un projet, Trello propose aussi des Checklists, la possibilité d’ajouter des dates limites, des notifications ainsi que des codes couleurs à vos tâches.

La Matrice d’Eisenhower peut donc facilement être transposée en langage Trello, en créant une liste pour chaque quadrant.

Ainsi, vous verrez facilement quelles tâches doivent être réalisées en premier, et celles qui peuvent attendre. Le fait de voir toutes les tâches d’un projet au même endroit permet d’avoir un aperçu plus clair de ce qu’il se passe.

Utiliser la matrice d’Eisenhower pour planifier son temps

Une fois votre matrice crée, c’est le moment de prévoir votre journée/semaine/mois en fonction des tâches à réaliser. Servez-vous de votre matrice pour mieux planifier votre temps.

Commencez par prévoir du temps pour les tâches urgentes mais pas importantes. Il peut s’agir de répondre à vos mails ou à des messages sur les réseaux sociaux. Ce sont des tâches qui peuvent généralement être faites en une heure, prévoyez donc un moment dans votre journée pour les réaliser. Attaquez-vous ensuite aux tâches importantes et urgentes. Prévoyez des blocs de temps dans votre journée et dans votre semaine pour vous concentrer sur ces tâches. Travailler en profondeur et avec concentration sur ces tâches pour les éliminer ensuite de votre « To do list ».

Ce que la matrice d’Eisenhower nous apprend, c’est que le plus important pour travailler efficacement et améliorer sa productivité, c’est de consacrer du temps à l’analyse des tâches et des objectifs à réaliser. Grâce à la matrice d’Eisenhower, vous deviendrez le maître de la hiérarchisation et donc le maître absolu de tous vos projets !

On sait que vous avez beaucoup à faire, et on espère que cet article vous aidera à établir des priorités pour y voir plus clair et améliorer votre façon de travailler.

À bientôt les Cherries !